Hatékony munkavégzés – Több szabadidő
Káli-Rozmis Barbara kutató, író
Napjainkban egyre nagyobb kihívással jár, hogy életünk minden színterén megálljuk a helyünket. Igyekszünk a feladatainkat elvégezni, azt amit elterveztünk, és azt is, amit nem terveztünk, csak épp „beesett”. Mindeközben óriási információáradat ér minket a tömegkommunikációs eszközökön keresztül, és folyamatosan arra buzdítva érezhetjük magunkat, hogy legyünk tájékozottak, és tudjunk mindenről, ami szűkebb és tágabb környezetünkben történik; de ezzel azt is elérjük, hogy a saját dolgainkra kevesebb időnk marad.
Az időgazdálkodásnak nem az a célja, hogy minden percedet beoszd, és szigorú időbeosztás szerint élj. Abban nyújt segítséget, hogy a lehető leghatékonyabban tudd elvégezni a dolgaidat, és így a legtöbb szabadidőd maradjon, amelyet arra fordítasz, amire szeretnél.
Ugye, milyen jó lenne több szabadidővel rendelkezni, amelyet minőségi tevékenységekkel tölthetsz el?
Az alábbi írás egy gyors, könnyen megtanulható, egyszerű módszerrel segít neked hatékonyabbá válni, hogy minél több időt maradhasson a szeretteidre és a számodra jelentőségteljes dolgokra.
Victor Hugo, a francia író, drámaíró és költő szerint, ha minden reggel megtervezzük napi teendőinket, akkor egy olyan vezérfonalhoz jutunk, “mely átsegít az elfoglaltságok útvesztőjén. Terv híján viszont merő véletlen kérdése, hogy mire, mennyi időt szentelünk, s hamarosan minden zűrzavarba fullad.” Termékeny munkásságát tekintve megállapíthatjuk, hogy ő valószínűleg jól osztotta be az idejét.
Nagyon sok elfoglalt és fényes karriert elért ember titkát a listaírásnak és a prioritások megállapításának köszönheti. Életünk alakulására nézve nagyon fontos, hogy ne csak vágyaink legyenek, hanem céljaink is, amelyek megvalósítása érdekében bizonyos lépéseket tegyünk.
A prioritáslista, amelynek köszönhetően hatékonyabb lehetsz, és több szabadidőt nyersz!
Többféle prioritáslista létezik. James R. Sherman Edwin Bliss sok csoportosítása közül a következő ötös rangsorolást tartja a legeredményesebbnek:
- „Fontos és sürgős” tennivalóknak a lista legelején a helyük, mert halogatásuknak a következményei igen komolyak.
- „Fontos, de nem sürgős” tennivalók olyan feladatok, amelyek ugyan nem sürgősek, de nagyon fontos, hogy foglalkozzunk velük, mert hosszabb időt vesznek igénybe (például egy szakdolgozat megírása). Ide sorolandók a szintén elodázható, de nagyon fontos feladatok, mert ezek határideje is előbb-utóbb lejár.
- „Sürgős, de nem fontos.” Sajnálatos módon legtöbbünknél ezek vezetik a listát. Ide gyakran azok a feladatok tartoznak, amelyekre mások kérnek meg minket. A szakértők szerint sokan másoknak szeretnénk megfelelni, ezért olyan tennivalókkal töltjük az időnket, amelyek eme törekvéseinket segítik. A baj ezzel csak az, hogy gyakran a saját valóban halaszthatatlan és fontos teendőinkre nem jut időnk. Amellett, hogy folyamatos stresszforrás, idegességet és ingerlékenységet okozhat az emiatt háttérbe szorított dolgaink halogatása; sokkal nagyobb következményei is lehetnek. Más a helyzet azokkal a feladatokkal, amelyekre olyanok kérnek meg minket, akik nekünk is viszont segítenek, így oda-vissza működik a dolog. Ebben a helyzetben is mérlegelnünk kell, valóban annyira sürgős-e a probléma, hogy ezért mindent eldobjunk, vagy mondhatjuk-e nekik azt, hogy amint végzünk a legfőbb napi/heti dolgainkkal, majd foglalkozunk a kérdéssel.
- „Nem fontos apróságok.” Ezek akár nyújthatnak kellemes kikapcsolódást is a kellemetlenebb, nem szeretem feladatok között. Fontos viszont, hogy ezeknél is odafigyeljünk arra, hogy ne lépjünk át egy bizonyos időkeretet.
- „Időpocsékolás.” Utolsó csoportba olyan feladatok tartoznak, melyeknek nincs helyük a listán. Nevezzük nevén az ötös csoportot is: „Időpocsékolás.” Sokan órákat töltünk ezekkel a „tennivalókkal” naponta.
Ha minden cselekedetünket őszintén felülvizsgáljuk, akkor rájövünk, hogy mely feladataink tartoznak a harmadik, a negyedik vagy az ötödik csoportba. Most akár foghatsz egy lapot és egy tollat, és összeírhatod a napi/heti teendőidet. Valakinek a reggel, valakinek pedig az esti listaírás a leghatékonyabb.
Tanács:
Jó módszer, ha a legkellemetlenebb, leginkább nem szeretem, de fontos és sürgős tennivalóinkat tesszük a lista legelejére, és elkötelezzük magunkat amellett, hogy azonnal hozzáfogunk elintézésükhöz. Figyeljük meg, mennyire megkönnyebbülünk, és milyen sok energiához jutunk, miután elvégeztük azokat.
Mi a helyzet a hosszú távú, „nagyon fontos, de nem sürgős” teendőkkel?
A hosszú távú célokat nem szabad elhanyagolnunk a rövid távúak teljesítése miatt véli Lakein, ugyanis „a tervezés az a módszer, ahogyan a jövőt behozzuk a jelenbe”. Ezért prioritáslista felállítása előtt nagyon fontos, hogy mindig szem előtt tartsuk a hosszú távú célkitűzéseinket (például egy idegennyelv elsajátítását), amelyek Lakein szerint vezérelvként kell, hogy működjenek időbeosztásunk elkészítésénél. Kiemelten fontos meghatároznunk azt, hogy mit kell tennünk a rövid és a hosszú távú céljaink elérése érdekében.
Bontsuk kisebb lépésekre!
Kulcsfontosságú a tervezés ennél is. Mit akarunk elérni, mennyi idő alatt, mit fogunk tenni hozzá. Próbáljuk meg kisebb lépésekre bontani a feladatot. Lehet ez a nyelvtanulás, egy szakdolgozat megírása, a ház nagytakarítása stb. A hosszú távú tennivalókat (is) kisebb lépésekre lehet bontani.
Naponta ellenőrizzük a feladatlistát. Szintén fontos, hogy gyakran feltegyük magunknak a következő kérdést, és őszintén válaszoljunk rá:
Hogyan tölthetném el a leghasznosabban az időmet? Gyakran már ez az egy kérdés is célravezető, persze akkor, ha őszintén válaszoljuk meg azt.
Felhasznált szakirodalom: Alan Lakein: Hogyan gazdálkodjunk időnkkel és életünkkel? James R. Sherman: Csináld - A halogatás leküzdése Edwin C. Bliss: Getting Things Done Ray Josephs: Időgazdálkodás vezetőknek